关于办公室档案精细化管理存在问题及对策浅析

　　办公室档案管理工作是办公室一项重要工作，贯穿办公室运作全流程，高质量发展目标也对办公室档案管理工作提出更细致、更精准的要求，因此办公室档案管理工作需要精益求精，融合精细化管理理念，提高标准化水平，切实发挥档案管理工作的整体效益。

　　档案的基本属性是原始记录性，能够最直接、客观地记录真实活动情况，档案管理工作是一项长久性、历史性的工作，涉及面广、内容多，是企业发展的展示台、记录本。因此档案的保管工作也要求精益求精、一丝不苟，确保完整、规范、真实、准确地记录企业各项活动。办公室作为沟通上下、协调左右、联系内外的“中枢”部门，发挥着参谋助手、督查催办、协调服务等职能，办公室档案的“中介作用”影响范围更广、作用更大，要想真正发挥办公室档案的价值，就需要引入精细化管理理念，从细微处入手，扎实做好档案管理基础工作。

　　办公室工作质量直接影响整体工作部署的准确性与时效性，办公室档案管理工作质量也直接影响办公室发挥作用的有效性。通过精细化处理，去粗取精，找准关键点，充分发挥办公室档案“信息池”作用，确保档案资料收集“全”，充分发挥各类档案信息资源的参谋价值，确保档案分类管理“准”，使得办公室能够更好发挥信息优势，统筹协调全行工作，打破传统“信息孤岛”的制约，从而提高核心竞争力。

　　(一)规章制度还有待完善。无规矩不成方圆，档案管理工作依赖于制度先行，在完善制度的框架下档案管理才能真正做到规范化、标准化。在办公室档案管理方面的专门规章制度仅限于文书档案、全宗卷、图片、声像及实物档案，大量条线基础管理工作的档案归集仅依据条线检查规定及上级行人为指导，且各条线规定存在碎片化、易变更的特点，容易造成理解错位、执行偏差，导致工作效率降低，造力、物力和财力的浪费，不利于档案的延续性管理。

　　(二)执行力水平还有待提高。办公室的档案管理工作在一定程度上还存在靠过往经验不靠文件规定、靠前辈指导不紧跟制度变化的问题，对现有制度的学习不够及时、理解不够深入、运用不够到位，对新旧制度的理念更替、方法更新掌握不够，主动贯彻落实的意识不足，对制度的驾驭能力不足，常常靠上级行提点部署、被动落实，或在检查前临阵磨枪、临时赶工，导致制度执行质量不高、效率偏低。

　　(三)档案管理电子化水平还较低。目前办公室档案管理工作仅有文书档案、照片档案、实物档案存在专门档案管理系统，能够实现线上线下“双线”管理，确保实体与电子资料相匹配。而大量基础性工作电子化管理水平较为弱后，如印章管理工作的电子化管理刚刚起步，管理办法的有效性还有待检验，安全保卫、纪检监察、车辆管理、绩效管理等条线工作则缺少电子化管理系统，导致实物档案丢失、破损、纸质档案收集不齐全问题较为突出。

　　(四)统筹协调能力还有待提升。办公室各项工作纷繁复杂，精细化管理要求几乎贯穿办公室全部工作，因此对办公室工作人员统筹协调能力提出较高要求，在一定程度上还存在工作安排顾此失彼的问题。办公室人员虽能够意识到档案精细化管理的必要性与重要性，但日常紧急工作占用大量时间，且档案管理工作相对于其他工作存在可弥补性、可延后性、易补充性的特征，容易将档案管理“边缘化”“往后靠”，档案管理工作精力常常被“挤出”，导致“拖”与“慢”的工作习惯滋生。

　　(五)工作经验还较为缺乏。办公室档案管理人员变动较为频繁，在工作接替、档案移交方面可能不够面面俱到，而档案管理工作对稳定性与延续性的要求较高，然而人员素质高低不一，对制度理解深浅不一，容易造成档案归整的脱节。办公室档案管理工作人员普遍存在工作年限较短、经验不足的问题，在档案查阅运用、检查更新及管理上存在较大困难。

　　对办公室档案管理工作来说，不仅需要工作方上的培训、规章制度的学习理解，更重要的是思维方式层面提炼与塑造，不仅要求档案管理人员具备良好的专业素养，更要转变思维方式，以树立精品理念、培养责任感、积极性、事业心为保障，以掌握制度要求、工作的具体方法为依托，以提升工作效率与语言表达沟通能力为目的，从而提升档案管理工作的执行力。

　　办公室档案精细化管理工作需要相关人员注重细节度、强化秩序感，将标准化理念贯穿始终，强化“事前管理”意识，在“生产”档案的日常工作中即注重将应归档资料收集完整，做到档案收集规范“准入”、档案借阅严格“准出”，形成“闭环管理”，避免出现档案遗失等重大失误。强化档案室物理安全管理，配备灭火器、空调等设备，放置竹炭包、樟脑丸等防虫物品，确保温度、湿度在标准范围内，做到防患于未然。同时，设计制作具有特色的档案封面与检索方式，将美观性与标准化兼具。

　　时间只有在和高质量精力交汇时才能产生最大效率，精力管理就是管理好工作的时间安排与合理配置能量，办公室人员需要增强从多项任务中厘清轻重缓急、从多重思绪中提炼关键步骤的统筹协调能力，正确处理好档案管理工作与其他工作的先后顺序，优先处理突发工作、着重处理重点工作、持续抓好常态化工作，将多任务处理转化为单任务管理，提高工作效率，维持工作秩序。同时，需要厘清办公室人员岗位职责，配备合适人员作为兼职档案管理员，强化岗位培训，确保人尽其才，物尽其用，最大限度发挥人力资源。

　　强化“岗前”培训。及时组织学习最新档案管理相关制度。每年组织档案管理员参与外部培训，并取得岗位培训结业证书，做到每位兼职档案管理员“持证上岗”。强化“岗中”提技。要求档案管理人员认真落实有关档案管理规范的具体要求，明确岗位职责，加强档案管理的岗位训练，提升技能水平。强化档案管理工作的协调与督导，强化档案管理工作创先争优意识，持续抓好档案工作等级行建设。(文/吴宇溦)